نرم افزار اکسل چیست و چه کاربردی دارد؟
معرفی اجمالی آفیس و نرم افزار اکسل
هر جا که سخن از نرم افزار، مهندسی نرم افزار و این صنعت است ناخودآگاه ذهنمان به سمت شرکت مایکروسافت میرود!! غول دنیای نرم افزار ها، شرکتی که میتوان آن را خالق دنیای نرم افزار های مدرن دانست! (اگر طرفدار سرسخت اپل یا گوگل نباشید این جمله را بهتر قبول خواهید کرد!!) یکی از نرم افزار های شرکت مایکروسافت یا بهتر بگوییم یکی از مجموعه نرم افزار هایی که تقریبا همه ما آن را میشناسیم و با آن سر و کار داریم مجموعه نرم افزاری آفیس (آفیس = دفتر یا محل کار) است. که در آن نرم افزار های چون مایکروسافت ورد، اکسل، پاورپوینت و … در آن وجود دارد. هر کدام از ما یا با یکی از این نرم افزار های کار کردهایم یا یکی از وسایلی که در دست گرفتهایم با یکی از این نرم افزار ها ساخته شدهاند!! (مثلا تقریبا تمامی نامه های اداری با برنامه ورد از مجموعه نرمافزاری آفیس ساخته شده است!) اما بگذارید از بحث اصلی خارج نشویم در این مقاله قرار نیست از کل نرم افزار های فوق العاده آفیس صحبت کنیم بلکه هدف ما این است که به شما بگوییم نرم افزار اکسل چیست و چه کاربردی در زندگی تان خواهد داشت! و چرا باید آن را دوست داشته باشید!
نرم افزار اکسل یکی از بهترین نرم افزار هایی است که بیشتر مردم دنیا آن را میشناسند!
اگر خلاصه را همیشه دوست داشته اید و توقعتان از من در این مقاله این است که به کوتاه ترین شکل ممکن به شما بگویم نرم افزار اکسل چیست پس بگذارید بگویم نرم افزار اکسل نرم افزاری صفحه گسترده (در آن صفحات بی شماری میتوان ساخت) است که وظیفه آن سازماندهی داده ها و انجام محاسبات روی آنهاست! به عبارتی دیگر در این نرم افزار قادر هستید که اطلاعات تان را به شیوه جدول مانند نگهداری کنید، آنها را مرتب و تحلیل کنید و به سادگی اعمال ریاضی را روی این داده ها در صورت لزوم پیاده کنید.
اما برای نرم افزار بزرگ و پرکاربردی همچون نرم افزار اکسل کمی بی انصافی است که فقط بخواهیم به این تعریف کلی بسنده کنیم پس در ادامه مقاله با ما همراه باشید تا بیشتر از اینکه نرم افزار اکسل چیست و چه کاربردی دارد بگوییم!
آیا نرم افزار اکسل کاربرد کمی دارد؟!
نرم افزار اکسل برخلاف نرم افزاری مثل ورد که مانند یک برگه کاغذ است که میتوانید روی آن هر چیزی بنویسید، از ساختار سطر و ستون استفاده میکند (البته بیشتر ابزار های ساخت و ویرایش متن نرم افزار ورد را در خود دارد؛ نرم افزار های مجموعه آفیس شباهت های بی شماری به هم دارند! مخصوصا زبان اصلی آنها، در این زبانه معمولا شاهد ابزار هایی برای بهتر کردن متن نوشته شده داریم!!) یعنی در نرم افزار اکسل شما باید اطلاعات تان را در خانه های یک جدول ذخیره کنید که به آن سلول میگوییم! اگر بخواهیم به طور کلی کاربرد های نرم افزار اکسل را بیان کنیم نتیجه اینکه با نرم افزار اکسل قادر هستید که داده ها را به روش نموداری یا گراف نشان دهید، محاسبات پیچیده ریاضی را به سادگی انجام دهید، محاسبه امور مالی را با این نرم افزار بسیار ساده کنید، از این نرم افزار به عنوان پذیرنده اطلاعات مهم خود و گزارش گیری استفاده کنید، داده های خود را با کمک اکسل مرتب کنید، محاسبه آمار را انجام دهید و جداول پایوت بسازید!
یکی از کاربرد های بسیار مهم نرم افزار اکسل تحلیل داده ها و دسته بندی کردن آنها بود که این از وظایف پایوت جدول یا جدول محوری اکسل است. اگر نمیدانید که جدول پایوت چیست یک متن خیلی خوب برایتان ترجمه کردهایم که شاید تعریف بسیار مناسبی از این نوع جدول در اکسل باشد:
جدول محوری جدول آماری است که داده های یک جدول گسترده تر (مانند پایگاه داده ، صفحه گسترده یا برنامه هوش تجاری) را برای شما خلاصه می کند. این خلاصه ممکن است شامل جمع ها، میانگین ها یا سایر آمارها باشد که جدول محوری آنها را به روشی معنادار گروه بندی می کند.
مثلا تصور کنید که یک جدول از لیست کارمندان اداره مخابرات دارید و میخواهید کارمندانی که در شهر اصفهان به دنیا آمده اند را در بین لیست 1000 کارمند پیدا کنید با استفاده از جدول پایوت به سادگی میشود که به اطلاعات تمامی این کارمندان که شهرشان اصفهان ثبت شده است دست یافت و آنها را گروه بندی کرد یا جدا کرد از سایرین! و بصورت گزارش نشان داد!
در این تصویر با جدول پایوت اطلاعات خود را خلاصه کردهایم یعنی فقط سلول هایی نمایش داده شده است که منطقه و درآمدشان مشخص شده است
باید بدانید که اکسل بسیار مناسب حسابدارن و افرادی است که به کارهایی اداری مشغول هستند که با مسائل مالی در ارتباط هستند و در ایران به نوعی نرم افزار اکسل را یک نرم افزار حسابداری میدانیم هر چند این تصور غلط است و هر کس بسته به نیازش به ویژگی های نرم افزار اکسل نیاز پیدا خواهد کرد مثلا مدیران برای کنترل اطلاعات بسیار نیازمند آن خواهند بود!! یا افرادی که میخواهند خرج و مخارج و درآمد خود را محاسبه و پیگیری کنند این نرم افزار بسیار مناسب آنها خواهد بود! (آخرین باری که از اکسل استفاده کردم فقط بخاطر نگهداری داده کارآموزان درس طراحی وبسایتم بود این کاربرد اکسل را نیز باید مد نظر بگیرید که برای نگهداری داده گزینه خوبی است و نباید فراموش کرد که اکسل در سازماندهی اطلاعات چه بزرگ و چه کوچک بی نظیر است!).
بحث دیگر نرم افزار اکسل نمودار های آن است در اکسل به سادگی میتوانید نمودار های میلهای، دایرهای، خطی، سلسله مراتبی و آماری ساخت فقط کافی است در بخش متنی این نرم افزار اطلاعات نمودار را وارد کنید به خوبی نمودار را برای شما رسم میکند! (اگر در دیگر نرم افزار های مجموعه آفیس بخواهید یک نمودار بکشید به ناچار باز هم باید از اکسل استفاده کنید؛ خودکار به محیط اکسل وارد می شود!) نمودارها برای ارائه گزارش های مختلف عالی هستند! و معمولا ذهن ما یک تصویر را بیشتر از یک متن دوست دارد پس در کار های اداری و شرکتی گاهی تنها راه علاقه مند کردن همکاران یا ارائه اطلاعات به مقام بالاتر استفاده از نمودار است!!
اگر به سمت جپ تصویر نگاه کنید میبینید که فقط با ارائه اطلاعات در قالب جدول، نمودار به خوبی طراحی شده است!
یکی دیگر از کاربرد های مهم نرم افزار اکسل در برنامه ریزی است حتی اگر بخواهید در طول هفته برای درس خواندن خود برنامه بسازید ابزار های اکسل جهت استفاده وسوسه انگیزند!! و سعی کنید که از آنها استفاده کنید، هر چند که معمولا برای چنین کار هایی از اکسل استفاده نمیشود و خود من ورد را ترجیح میدهم اما خب سطر و ستون های اکسل برای هر نوع برنامه ریزی مخصوصا برنامه ریزی های بزرگ و قابل توجه عالی به نظر میرسند! مثلا اگر قرار است که برای هر یک از کارمندان شرکت برنامه ریزی یا زمانبندی کاری متفاوتی داشته باشید پس استفاده از اکسل هوشمندانه به نظر میرسد چرا که هر لحظه میتوانید اطلاعات هر کارمند را ببینید و اقداماتی که لازم است انجام دهد و زمان باقی مانده اش را به او بگویید و هم خیاتان راحت است که داده هایتان در یک محیط زیبا و حرفهای ذخیره شده است و در امان هستند!
برخی از دیگر کاربرد های اکسل تنظیم اسناد حسابداری مانند ترازنامه، پیگیری هزینه های مربوطه، محاسبه بودجه ماهیانه و مرتب سازی داده ها براساس معیارهای مشخص است.
چگونه می توان اکسل را قالب بندی کرد؟
به یاد داشته باشید که در نرم افزار اکسل هر یک از سطرها، ستون ها و سلول ها می توانند به روش های مختلفی اصلاح یا از نو ساخته شوند، میتوانید رنگ پس زمینه، فرمت تاریخ یا اعداد، اندازه، فونت متن، طرح و … را اصلاح کنید. در کل تایپ هر چیزی در اکسل امکان دارد و سلول ها انعطاف بالایی دارند! از انواع داده خاصی میتوانید در هر سلول استفاده کنید مثل اعداد، متن، تاریخ، ساعت و … (تقریبا تمامی واحد های پول دنیا در اکسل موجود هستند!)
اکسل ویژگی های بسیار زیادی دارد که این اجازه را به شما میدهد که در آن هر نوع اطلاعاتی را سازماندهی کنید!
آیا اکسل هزینه خاصی برای خرید نیاز دارد؟
اگر در خارج از کشور زندگی میکردید بله! باید برای دسترسی به اکسل مجموعه نرم افزاری آفیس را خریداری میکردید که فکر کنم در حال حاضر قیمتی حدود 2 میلیون تومان دارد!! (البته برای مدت محدودی هر کسی میتواند از آفیس بصورت رایگان بهره ببرد!) اما در ایران به دلیل عدم پایبندی به قانون کپی رایت میتوانید از آن رایگان استفاده کنید (متاسفانه این یک موضوع خوشایند نیست!!) و باید بعد از دانلود آخرین نسخه مجموعه نرم افزاری آفیس (در حال حاضر آخرین نسخه آفیس، آفیس 2019 است! اما باید بدانید که بین نسخه های نرم افزار اکسل یا آفیس فرق چندانی نیست البته بحث ما آفیس های 2007 تا 2019 است که با وجود اینکه آپدیت های بی شماری روی آن انجام شده است اما باز هم شباهت بی حدی بین 5 نسخه آخر مایکروسافت آفیس دیده میشود) با نرم افزار های فعال ساز آفیس آن را فعال کنید و سپس نرم افزار اکسل را اجرا کرده و شروع به انجام کار با آن کنید.
در کل نرم افزار اکسل ابزاری بسیار کاربردی و مهم در عصر ماست که بسیاری از خدمات حسابداری و دیتا اینتری (همان ذخیره اطلاعات) را ساده کرده است! اگر بخواهیم در حق این شاهکار مایکروسافت کم لطفی نکنیم و تمامی ابزار های و ویژگی هایش را بیان کنیم مطمئن باشید که باید از ما توقع یک کتاب بسیار قطور را داشته باشید!! ما در این مقاله سعی کردیم در حد توان خودمان از این نرم افزار بی نظیر سخن بگوییم امید است که مقاله مفیدی برایتان باشد.
منابع:
مطالب زیر را حتما بخوانید:
نظرات کاربران