نرم افزار اکسل چیست و چه کاربردی دارد؟

دسته بندی ها : آموزش نرم افزار 24 دی 1399 ganjinedanesh 118 بازدید

کابردهای نرم افزار اکسل چیست

معرفی اجمالی آفیس و نرم افزار اکسل

هر جا که سخن از نرم افزار، مهندسی نرم افزار و این صنعت است ناخودآگاه ذهنمان به سمت شرکت مایکروسافت می­رود!! غول دنیای نرم افزار ها، شرکتی که می­توان آن را خالق دنیای نرم افزار های مدرن دانست! (اگر طرفدار سرسخت اپل یا گوگل نباشید این جمله را بهتر قبول خواهید کرد!!) یکی از نرم افزار های شرکت مایکروسافت یا بهتر بگوییم یکی از مجموعه نرم افزار هایی که تقریبا همه ما آن را می­شناسیم و با آن سر و کار داریم مجموعه نرم افزاری آفیس (آفیس = دفتر یا محل کار) است. که در آن نرم افزار های چون مایکروسافت ورد، اکسل، پاورپوینت و … در آن وجود دارد. هر کدام از ما یا با یکی از این نرم افزار های کار کرده­ایم یا یکی از وسایلی که در دست گرفته­ایم با یکی از این نرم افزار ها ساخته شده­اند!! (مثلا تقریبا تمامی نامه های اداری با برنامه ورد از مجموعه نرم­افزاری آفیس ساخته شده است!) اما بگذارید از بحث اصلی خارج نشویم در این مقاله قرار نیست از کل نرم افزار های فوق العاده آفیس صحبت کنیم بلکه هدف ما این است که به شما بگوییم نرم افزار اکسل چیست و چه کاربردی در زندگی تان خواهد داشت! و چرا باید آن را دوست داشته باشید!

 

نرم افزار اکسل یکی از بهترین نرم افزار هایی است که بیشتر مردم دنیا آن را می­شناسند!

اگر خلاصه را همیشه دوست داشته ­اید و توقعتان از من در این مقاله این است که به کوتاه ترین شکل ممکن به شما بگویم نرم افزار اکسل چیست پس بگذارید بگویم نرم افزار اکسل نرم افزاری صفحه گسترده (در آن صفحات بی شماری می­توان ساخت) است که وظیفه آن سازماندهی داده ها و انجام محاسبات روی آنهاست! به عبارتی دیگر در این نرم افزار قادر هستید که اطلاعات تان را به شیوه جدول مانند نگهداری کنید، آنها را مرتب و تحلیل کنید و به سادگی اعمال ریاضی را روی این داده ها در صورت لزوم پیاده کنید.

اما برای نرم افزار بزرگ و پرکاربردی همچون نرم افزار اکسل کمی بی انصافی است که فقط بخواهیم به این تعریف کلی بسنده کنیم پس در ادامه مقاله با ما همراه باشید تا بیشتر از اینکه نرم افزار اکسل چیست و چه کاربردی دارد بگوییم!

 

آیا نرم افزار اکسل کاربرد کمی دارد؟!

نرم افزار اکسل برخلاف نرم افزاری مثل ورد که مانند یک برگه کاغذ است که می­توانید روی آن هر چیزی بنویسید، از ساختار سطر و ستون استفاده می­کند (البته بیشتر ابزار های ساخت و ویرایش متن نرم افزار ورد را در خود دارد؛ نرم افزار های مجموعه آفیس شباهت های بی شماری به هم دارند! مخصوصا زبان اصلی آنها، در این زبانه معمولا شاهد ابزار هایی برای بهتر کردن متن نوشته شده داریم!!) یعنی در نرم افزار اکسل شما باید اطلاعات تان را در خانه های یک جدول ذخیره کنید که به آن سلول می­گوییم! اگر بخواهیم به طور کلی کاربرد های نرم افزار اکسل را بیان کنیم نتیجه اینکه با نرم افزار اکسل قادر هستید که داده ها را به روش نموداری یا گراف نشان دهید، محاسبات پیچیده ریاضی را به سادگی انجام دهید، محاسبه امور مالی را با این نرم افزار بسیار ساده کنید، از این نرم افزار به عنوان پذیرنده اطلاعات مهم خود و گزارش گیری استفاده کنید، داده های خود را با کمک اکسل مرتب کنید، محاسبه آمار را انجام دهید و جداول پایوت بسازید!

یکی از کاربرد های بسیار مهم نرم افزار اکسل تحلیل داده ها و دسته بندی کردن آنها بود که این از وظایف پایوت جدول یا جدول محوری اکسل است. اگر نمی­دانید که جدول پایوت چیست یک متن خیلی خوب برایتان ترجمه کرده­ایم که شاید تعریف بسیار مناسبی از این نوع جدول در اکسل باشد:

جدول محوری جدول آماری است که داده های یک جدول گسترده تر (مانند پایگاه داده ، صفحه گسترده یا برنامه هوش تجاری) را برای شما خلاصه می کند. این خلاصه ممکن است شامل جمع ها، میانگین ها یا سایر آمارها باشد که جدول محوری آنها را به روشی معنادار گروه بندی می کند.

مثلا تصور کنید که یک جدول از لیست کارمندان اداره مخابرات دارید و می­خواهید کارمندانی که در شهر اصفهان به دنیا آمده اند را در بین لیست 1000 کارمند پیدا کنید با استفاده از جدول پایوت به سادگی می­شود که به اطلاعات تمامی این کارمندان که شهرشان اصفهان ثبت شده است دست یافت و آنها را گروه بندی کرد یا جدا کرد از سایرین! و بصورت گزارش نشان داد!

جدول پایوت

در این تصویر با جدول پایوت اطلاعات خود را خلاصه کرده­ایم یعنی فقط سلول هایی نمایش داده شده است که منطقه و درآمدشان مشخص شده است

 

باید بدانید که اکسل بسیار مناسب حسابدارن و افرادی است که به کارهایی اداری مشغول هستند که با مسائل مالی در ارتباط هستند و در ایران به نوعی نرم افزار اکسل را یک نرم افزار حسابداری می­دانیم هر چند این تصور غلط است و هر کس بسته به نیازش به ویژگی های نرم افزار اکسل نیاز پیدا خواهد کرد مثلا مدیران برای کنترل اطلاعات بسیار نیازمند آن خواهند بود!! یا افرادی که می­خواهند خرج و مخارج و درآمد خود را محاسبه و پیگیری کنند این نرم افزار بسیار مناسب آنها خواهد بود! (آخرین باری که از اکسل استفاده کردم فقط بخاطر نگهداری داده کارآموزان درس طراحی وبسایتم بود این کاربرد اکسل را نیز باید مد نظر بگیرید که برای نگهداری داده گزینه خوبی است و نباید فراموش کرد که اکسل در سازماندهی اطلاعات چه بزرگ و چه کوچک بی نظیر است!).

بحث دیگر نرم افزار اکسل نمودار های آن است در اکسل به سادگی می­توانید نمودار های میله­ای، دایره­ای، خطی، سلسله مراتبی و آماری ساخت فقط کافی است در بخش متنی این نرم افزار اطلاعات نمودار را وارد کنید به خوبی نمودار را برای شما رسم می­کند! (اگر در دیگر نرم افزار های مجموعه آفیس بخواهید یک نمودار بکشید به ناچار باز هم باید از اکسل استفاده کنید؛ خودکار به محیط اکسل وارد می شود!) نمودارها برای ارائه گزارش های مختلف عالی هستند! و معمولا ذهن ما یک تصویر را بیشتر از یک متن دوست دارد پس در کار های اداری و شرکتی گاهی تنها راه علاقه مند کردن همکاران یا ارائه اطلاعات به مقام بالاتر استفاده از نمودار است!!

نمودار اکسل

اگر به سمت جپ تصویر نگاه کنید می­بینید که فقط با ارائه اطلاعات در قالب جدول، نمودار به خوبی طراحی شده است!

 

یکی دیگر از کاربرد های مهم نرم افزار اکسل در برنامه ریزی است حتی اگر بخواهید در طول هفته برای درس خواندن خود برنامه بسازید ابزار های اکسل جهت استفاده وسوسه انگیزند!! و سعی کنید که از آنها استفاده کنید، هر چند که معمولا برای چنین کار هایی از اکسل استفاده نمی­شود و خود من ورد را ترجیح می­دهم اما خب سطر و ستون های اکسل برای هر نوع برنامه ریزی مخصوصا برنامه ریزی های بزرگ و قابل توجه عالی به نظر می­رسند! مثلا اگر قرار است که برای هر یک از کارمندان شرکت برنامه ریزی یا زمانبندی کاری متفاوتی داشته باشید پس استفاده از اکسل هوشمندانه به نظر می­رسد چرا که هر لحظه می­توانید اطلاعات هر کارمند را ببینید و اقداماتی که لازم است انجام دهد و زمان باقی مانده اش را به او بگویید و هم خیاتان راحت است که داده هایتان در یک محیط زیبا و حرفه­ای ذخیره شده است و در امان هستند!

برخی از دیگر کاربرد های اکسل تنظیم اسناد حسابداری مانند ترازنامه، پیگیری هزینه های مربوطه، محاسبه بودجه ماهیانه و مرتب سازی داده ها براساس معیارهای مشخص است.

 

چگونه می توان اکسل را قالب بندی کرد؟

به یاد داشته باشید که در نرم افزار اکسل هر یک از سطرها، ستون ها و سلول ها می توانند به روش های مختلفی اصلاح یا از نو ساخته شوند، می­توانید رنگ پس زمینه، فرمت تاریخ یا اعداد، اندازه، فونت متن، طرح و … را اصلاح کنید. در کل تایپ هر چیزی در اکسل امکان دارد و سلول ها انعطاف بالایی دارند! از انواع داده خاصی می­توانید در هر سلول استفاده کنید مثل اعداد، متن، تاریخ، ساعت و … (تقریبا تمامی واحد های پول دنیا در اکسل موجود هستند!)

ویژگی های اکسل

اکسل ویژگی های بسیار زیادی دارد که این اجازه را به شما می­دهد که در آن هر نوع اطلاعاتی را سازماندهی کنید!

 

آیا اکسل هزینه خاصی برای خرید نیاز دارد؟

اگر در خارج از کشور زندگی می­کردید بله! باید برای دسترسی به اکسل مجموعه نرم افزاری آفیس را خریداری می­کردید که فکر کنم در حال حاضر قیمتی حدود 2 میلیون تومان دارد!! (البته برای مدت محدودی هر کسی می­تواند از آفیس بصورت رایگان بهره ببرد!) اما در ایران به دلیل عدم پایبندی به قانون کپی رایت می­توانید از آن رایگان استفاده کنید (متاسفانه این یک موضوع خوشایند نیست!!) و باید بعد از دانلود آخرین نسخه مجموعه نرم افزاری آفیس (در حال حاضر آخرین نسخه آفیس، آفیس 2019 است! اما باید بدانید که بین نسخه های نرم افزار اکسل یا آفیس فرق چندانی نیست البته بحث ما آفیس های 2007 تا 2019 است که با وجود اینکه آپدیت های بی شماری روی آن انجام شده است اما باز هم شباهت بی حدی بین 5 نسخه آخر مایکروسافت آفیس دیده می­شود) با نرم افزار های فعال ساز آفیس آن را فعال کنید و سپس نرم افزار اکسل را اجرا کرده و شروع به انجام کار با آن کنید.

در کل نرم افزار اکسل ابزاری بسیار کاربردی و مهم در عصر ماست که بسیاری از خدمات حسابداری و دیتا اینتری (همان ذخیره اطلاعات) را ساده کرده است! اگر بخواهیم در حق این شاهکار مایکروسافت کم لطفی نکنیم و تمامی ابزار های و ویژگی هایش را بیان کنیم مطمئن باشید که باید از ما توقع یک کتاب بسیار قطور را داشته باشید!! ما در این مقاله سعی کردیم در حد توان خودمان از این نرم افزار بی نظیر سخن بگوییم امید است که مقاله مفیدی برایتان باشد.

منابع:

  1. https://www.computerhope.com/jargon/e/excel.htm

مطالب زیر را حتما بخوانید:

نظرات کاربران

    دیدگاهتان را بنویسید

    نشانی ایمیل شما منتشر نخواهد شد.

    4 × 4 =

    لینک کوتاه :